Propuesta de Implementación SIA

Montevideo, 25 de mayo del 2015

 

Sr. Decano Facultad de Arquitectura

Dr. Arq. Gustavo Scheps

Asunto: Propuesta  de implementación del SIA (Sistema de Información Académica)

Presente

 

A través de la presente cumplo en proponer a Ud y por su intermedio al Consejo de Facultad la conformación de un grupo de trabajo para la implantación, puesta e marcha y ajuste del SIA Sistema de Información Académica, en el marco de los procesos de Evaluación Institucional y Reacreditación que nuestra Facultad viene desarrollando y que debeáa desarrollar con particularidad intensidad durante 2015 – 2016.

Fundamentación.

Todos compartimosque la Facultad necesita contar con información veraz y a corto plazo para conocer y monitorear la situación institucional en la que se encuentra, especialmente en este momento de cara a la Reacreditación de la carrera prevista para el año 2015-2016.

Se propone este sistema como una herramienta que permita solucionar una enorme carencia que tiene la Institución, que se disimuló durante el proceso que nos llevó a la Acreditación ARCUSUR 2009 a costa de un enorme trabajo realizado la Facuultad que permitió en aquel momneto acceder a la información existente, toda de forma parcial y dispersa, pero que fue necesaria para procesar al menos el 40% de los indicadores establecidos por el ARCUSUR.

En este escenario que al dia de hoy se encuentra bastante incambiado es que el SIA no sólo facilitará notoriamente el trabajo en procesos como la Reacreditación , siendo una herramienta clave para el prcesamineto de estos idicadores mencionados, sino que además permitirá contar con información académica en tiempo real, siendo así un insumo invaluable a efectos de las mejoras de la gestión académica de la Institución.

El poder contar con información actualizada, objetiva y que contemple el quehacer de cada docente, Instituto, Área o Departamento, y por supuesto, la Institución en su conjunto, tiene como principal objetivo facilitar el monitoreo de los procesos así como la toma de decisiones que permita como ya mencionamos la mejora académica y de gestión de la Institución.

Es necesario aclarar que la última información sistematizada institucionalmente con la que cuenta la Facultad sobre algunos de estos aspectos corresponde a la última auto evaluación institucional realizada en el marco de la Acreditacion 2009 y que el resto de estos datos se encuentran disgregados y con la necesidad de un necesario análisis para su validación.

La Facultad ha contratado recientemente recursos humanos para avanzar en el diseño y manejo de estas bases de datos y sus indicadores, sin embargo, es necesaria una fuerte inversión para el ingreso, procesamineto y análisis de los primeros datos.

El Avance I del Plan Estratégico 2015-2019 de la Facultad recoge las sugerencias y establece entre sus objetivos:

  • Orientación 6.2.8 Evaluación periódica de los procesos de enseñanza y sus resultados, incluyendo criterios ágiles y la implementación de un sistema informático.
  • Orientación 6.6.10 Mantener actualizada, accesibles y evaluable la información acerca de la actividad docente individual y colectiva.

El informe final de Acreditación ARCUSUR 2009 realizó sugerencias muy claras respecto a la oportunidad de mejorar en la implementación de un sistema de evaluación continua de la gestión.

En este sentido actualmente la Facultad no cuenta con procedimientos informáticos institucionalizados que le permitan reunir información útil y necesaria para llevar estadísticas de deserción, rezago y duración de la carrera de forma rápida y en tiempo real, ni de otros aspectos incluidos en los indicadores planteados. Por esta razón la Facultad debe apoyar y profundizar en la utilidad de un sistema informatizado de gestión a los efectos de contar con información imprescindible referida a su desempeño académico. Esto es vital a la hora de intentar acciones correctivas en el marco de su Plan Estrategico.

Por último, existe una demanda constante de información puntual, tanto externa, como interna (Decanato, Comisiones, Grupos de Trabajo). La mayoría de la información requerida, no se enuentra sistematizada de ninguna manera, o en el mejor de los casos es necesario realizar una actualización de la que se dispone cada vez que es requerida (Docentes con formación de Posgrado, Publicaciones, Horas que dedica cada Área a la enseñanza de grado, etc.). Este trabajo insume varios centenares de horas-hombre por año, ya que si bien existen servicios que se encargan de estos temas, en muchos casos hay que ir área por área y/o docente por docente para conseguirla ya que ni los referentes de cada ámbito suelen contar con la misma de forma actualizada y sistematizada.

Antecedentes

El SIA como sistema de gestión académica se viene llevando adelante desde hace más de una década inicialmente por la Facultad de Medicina, y luego por la Facultad de Agronomía. Actualmente la Facultad de Agronomia se encuentra desarrollando su cuarta versión, que se nutre de informes docentes anuales similares a los que se implementaron a principio de este año 2015 en nuestra Facultad a propuesta del Servicio de Enseñanza.

También es importante destacar que por otro lado la Macro-Área que integramos (actualmente denominada como Área de Tecnologías y Ciencias de la Naturaleza y el Hábitat) se encuentra trabajando en la misma línea en el desarrollo de una Base de Datos Unificada y General de Información Académica llevada adelante por  el Instituto de Computación de la Facultad de Ingeniería que debera articularse con estas experiencias. El sistema de gestión de la información propuesto en esta experiancia debería poder interactuar y aplicarse de forma compatible con estos sistemas desarrollados por las diferentes Facultades.

Propuesta de plan para la Implementación del SIA en Fcaultad de Arquitectura (Sistema de Información Académica)

La implementación de este sistema de información deberá incluir dos aspectos:

1.– Conformación de un equipo técnico: se propone la conformación de un equipo técnico integrado por (ver cuadro adjunto): un programador experto responsable del desarrollo del programa en las Facultades de Medicina y Agronomia, dos integrante del Servicio de Soporte Informático (DepInfo) de nuestra Facultad y coordinado por la Oficina de Evaluación Interna y Acreditación (OEIyA) y el DepInfo. Esta conformacion prentende poder ir acumulando capacidades que permitan una sostenibilidad luego de una primera etapa de implantación.

2.– Implantación del Informe Docente Anual obligatorio: consiste en la implementación de que todos los docentes completen y eleven de forma obligatoria al inicio de cada periodo, un formulario con  las  actividades realizadas en el  ejercicio anterior. Este formulario será  en formato electrónico y se completaá on-line con el apoyo de la Oficina de Evaluacion Interna y Acreditacion de forma de recabar la información necesaria para generar la base de datos necesaria para la operación del SIA.

Se proponen las siguientes etapas y asignaciones de tareas:

 Etapa 0.- Contratación del equipo de trabajo (1 mes) Etapa 1.- Instalación y ajuste del programa (1 mes)

Etapa 2.- Procesamiento Piloto de datos ( 2 meses): se propone una experiencia piltoto a partir de los datos correspondientes al periodo 2014 que fueran entregados por los docentes en formato papel al incio de este año. Estos formularios deberán ser ingresados por la Facultad como un primer insumo para la base de datos.

Etapa 3.- Talleres de usuarios (2 meses)

Etapa 4.- Feed back de ajustes del programa (2 meses) Etapa 5.- Procesamiento Definito de datos (2 meses) Etapa 6.- Reprte 1° versión (1 mes)

Etapa 7.- Soporte y mantenimineto de base de datos (sostenido en el tiempo)

 

equema sia1

 

20150525-propuesta-implementacion-de-SIA_Página_3

 

Las diferentes etapas que se presentan demandarán un período previsto de 6 meses para tener un primer reporte a fines del presnte 2015. Para esto es necesario inicar el proceso de implementación a más tardar el 1° de junio del 2015, una vez que esté contratado el equipo técnico (Etapa 0).

 

Para esto se propone la siguiente asignación:

  • 1 cargo equivalente a G° 2 – 15 hs semanlaes por 4 meses como extensión de su cargo en Facultad de Medicina para el programador Federico Martinez  en carácter de programador experto externo. El mencionado docente ha sido el responsable del desarrollo de estas experiencias en las Facultades de Medicina y Agronomia. Se adjunta CV.
  • 2 cargos equivalentes a G° 2 – 15 hs semanales por 3 meses como extensions horarias de sus cargos en el DepInfo para los dos integrantes del Servicio de Soporte Informático Ignacio Aguirrezabal e Ignacio Retamoza.
  • 1 cargo equivalente a G° 1- 20 hs semanales por 6 meses a designar para apoyo en los talleres, ingreso y manteniemiento de datos.

Equipo técnico Implementación SIA

 

COORDINADOR PROYECTO OPEIyA   P Flores  
COORDINADOR TECNICO DEPINFO   N Chaer  
PROGRAMADOR EXTERNO OPEIyA G°3 – 15 hS F Martinez 4 mes es
PROGRAMADOR DEPINFO 1 DEPINFO G°2 – 15 hS I Retamoza 3 meses
PROGRAMADOR DEPINFO 2 DEPINFO G°2 – 15 hS I Aguirrezab al 3 meses
OPERADOR DATOS OPEIyA G°1 –  20 hs a designar 6 meses

 

Sin otro particular, le saluda atentamente,

Patricia Flores

Oficina de Evaluación Interna y Acreditación.

Publicado por | 22 de octubre de 2015 - 15:48 | Actualizado: 22 de octubre de 2015 - 15:48 |

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